İç Denetim'in Gerekliliği ve İnsan Kaynakları'nın Rolü

Her şirket birbirinden farklı olmakla birlikte her şirket aslında bir yerde aynıdır hepsi “organizasyon”dur ve bu organizasyonda çeşitli iş bölümleri, bu işleri yerine getiren de farklı nitelik, beceri ve demografik altyapıya sahip insanlar bulunmaktadır. Bu insanların şirkette ne kadar yaşayacakları, yaşarken neler yapacakları-yapabilecekleri yer yer “şirket kültürü”ne yer yer de “organizasyonel yapı”ya ve “süreç”lere bağlıdır. Şirket kültürü daha çok duygulara  hitap ederken organizasyonel yapı ve süreçler daha çok işin “iş” tarafıyla ilgilidir. Bu nedenle de her şirket şirket kültürü olarak farklı iken aslında “organizasyonel yapı” ve “süreçler” konusunda aynı dili konuşabilir. Bu yazı şirketlerin birbirleri ile konuşmasalar bile organizasyonel verimlilikte aynı dili konuşmaları gerekliliği üzerinedir.

Şirketlerin faaliyet gösterdikleri sektörden ve ne iş yaptıklarından bağımsız olarak kurdukları/kuracakları “organizasyonel yapı” mümkün olduğunca iyi tasarlanmalı ve birbirini destekleyen bir bütün olarak işler hale getirilmelidir. Kötü bir organizasyonel yapıyla iyi süreçlerin işletilmesi neredeyse olanaksızdır. Gel gelelim, birbirinden organizasyonel süreçler olarak “haberdar” ve destekleyen sistemler kurulması belki de organizasyonel yapının iyi tasarlanmasından daha önemli. Bir örnekle somutlaştıracak olursak eğer “köprüler önemlidir, ama viyadüksüz köprüler işlevsel değildir”. Köprü olmazsa olmaz ise eğer kritik öneme sahiptir, ama işlevselliği ancak ve ancak destekleyecek yollar, viyadükler ile mümkündür. Bu nedenle de İnsan Kaynakları ana süreçleri tasarlarken ara bağlantı ve etkileşimleri asla es geçmemelidir.

Aksi taktirde, en iyi ekibi kurabilirsiniz, ama eğer en iyi süreçleri ve bu süreçlere en uygun sistemleri tasarlamazsanız günün sonunda elde edeceğiniz sonuç en iyi ekibin dağılmasıdır.

Organizasyonel yapılar statik olmadığına göre de süreçlerin, sistemlerin mütemadiyen gözden geçirilmesi, günün hatta yarının koşullarına hazır hale getirilmesi, tozunun alınması gerekir. Bu gereklilik bağlamında organizasyon içerisindeki her departman aslında kendi süreçlerinin mükemmelliğinden sorumludur. Ancak, özellikle günlük operasyonun içerisinde boğulan departmanların aslında çok stratejik olan bu konudan haberdar bile olmadıkları hemen her yerde fazlasıyla nettir. Buradan hareketle de şirketlerin özellikle “İç Denetim” ve “İnsan Kaynakları” ekiplerine büyük sorumluluk düşmektedir.

“İç Denetim” yaptığı işin doğası gereği fonksiyonların süreçlerini gözden geçirmek, uygunsuzluklara ve geliştirilebilecek alanlara işaret etmek, bunun yanısıra da tasarımsal veya operasyonel riskleri minimize edecek veya tamamen kaldıracak bakış açısına sahip olmak durumundadır. Dolayısıyla da şirketlerdeki iç işleyişlere bir nevi dış gözle bakma konusunda motivasyonu en yüksek ekip aslında “iç denetim” ekipleridir. İç denetim ekipleri faydalanmasını bilen şirketler/birimler için tam anlamıyla “nimet”tir ve organizasyonlar içerisinde kritik bir öneme sahiptirler. Bazı şeylerin değişmesi, dönüşmesi, pozitif anlamda şirketin ileriye taşınması için iç denetim süreçlerinde mümkün olduğunca şeffaf olmak ve iç denetim bulgularından sonuna kadar faydalanmak gerekmektedir.

“İnsan Kaynakları” ekiplerinin işi iç denetim ekiplerinin işinden biraz daha içsel bir dürtüye bağlıdır, bu nedenle de her iç denetim profesyonelinin süreçlerin geliştirilmesi ile ilgili bir katkısı varken İK profesyonellerinden sadece ilgili ve vizyoner olanlarının bir katkısı olabilmektedir. Nedeni de oldukça basit. Şirketteki hemen herkesin iç denetimden beklentisi zaten yolunda gitmeyen bazı şeylerin ortaya çıkarılması ya da süreçlerin iyileştirilmesine yönelik sunacakları katkıdır; ancak İnsan Kaynakları profesyonellerinden hemen hiç kimsenin beklentisi süreçleriyle bizzat ilgilenmeleri değildir.

Aslında ideal olan her departmanın kendi sorumluluğunu kendisinin üstlenmesidir; ancak neredeyse hiçbir şirkette bu böyle olmamakta veya en iyi ihtimalle sorumluluk yarım yamalak üstlenilmektedir. İç denetim ekibi varsa kesinlikle istifade edilmeli yoksa bir an önce kurulmalıdır. İnsan Kaynakları ekiplerinin de organizasyonel süreçlerin tasarlanması, geliştirilmesi, bugünün ve yarının ihtiyaçlarına cevap verebilmesi için departmanlarla çalışması ve hem departman içi hem de departmanlararası kurgunun işlevselliğine katkıda bulunması için içsel dürtü beklenmemeli, bizzat talepkar olunmalıdır.

İşe Alım - yazı mı tura mı?

"İnsan Kaynakları"nın olmazsa olmazlarından biri "İşe Alım" olduğuna göre, doğru bir işe alım için yapılması gerekenleri kurcalamakta fayda var. Öncelikle doğru bir işe alım için doğru bir adaydan önce pozisyonun gerekliliği ve doğruluğu sorgulanmalıdır. 

   1- Yeni bir pozisyon gerçekten gerekli midir?
    2- Gerekli olan gerçekten bu pozisyon mudur, yoksa doğru olan başka bir şey midir?

Varsayalım ki gerekli olan pozisyon aynı zamanda doğru da tanımlanmıştır. Organizasyonel gereklilikte net olduğumuza göre ikinci aşama bu gereklilikle mümkünse tamamen örtüşecek uygun bir aday bulabilmek.

"Doğru aday" bulmanın hele ki günümüzde çok farklı yöntemleri bulunmaktadır. Özellikle "Linkedin"in de İK rutini haline gelmesi ile birlikte aday arama süreçleri daha pratik, doğru ve güvenilir bir hale gelmekte. "Sosyal medya" tarafı ise işin "etik" tarafının da sorgulanması gereken derya deniz boyutu. Ancak, bu yazıda doğru adayı bulma mecrası ve “yöntemi”nden ziyade doğru adayın “hangi aday” olduğuna odaklanılacaktır. Bu yazı aynı zamanda, görüşme yapılan pozisyondan bağımsız olarak bütün mülakatlarda izlenebilecek yol hakkında da bir fikir verecektir. Tabi sadece "insan kaynakları" profesyonellerine değil aynı zamanda adaylara da kendilerini ilgili şirket ve pozisyon ile birlikte değerlendirmelerine olanak verecektir.

Öncelikle alınan başvurulardan iyi bir kısa liste hazırlandığını ve bu listedeki adayların karşılaştırılacağını varsayarak devam edelim. Doğru işe alım için aşağıdaki soruların tamamında adayla ilgili pozitif olunması gerekir ya da aday kendi mülakat sürecinde şirket ve pozisyonla ilgili bu sorularda pozitif ise işe "evet" demelidir. Tabi bu soruların neredeyse hiçbiri adaya direkt olarak sorulabilecek cinsten sorular değil. Dolayısıyla mülakat öncesi-esnası ve sonrasındaki izlenimlerinizin bu sorular için ne kadar besleyici veri topladığı son derece kritik. Sizin ne kadar veriyi toparlayabildiğiniz de mülakatı ve mülakat sürecini nasıl yönlendirdiğinizle birebir ilişkili. Gelelim sorulara:

    1- Aday işi ne kadar istiyor?
    2- Aday işe ne kadar hazır?
    3- Adayın altyapısı (eğitim-tecrübe vb.) uygun mu?
    4- Adayın şirkette kalıcılığı ne olur?
    5- Adayın gelişi “şirket” için iyi olur mu?
    6- Adayın gelişi “kendisi” için iyi olur mu?
    7- Aday şirket kültürüne uygun mu? (%80 uygunluk)
    8- Şirket kültürü adaya uygun mu? (%80 uygunluk)

Bu sorulardan bir tanesine bile eğer negatif cevap veriyor iseniz, ki bu adayla değil şirketle ilgili de olabilir (6.soru), doğru adaya henüz ulaşamadınız demektir. Ancak bu demek değildir ki işe alım yapılamaz. Diğer her süreç gibi işe alım da risk barındıran bir süreç olduğuna göre risk alınabilir tabi ki. Risk iştahınız burada belirleyici etken. Ancak unutulmaması gereken nokta şu ki, negatif olunan soru sayısı arttıkça yürütülen işe alım sürecinin bazı zararlarını şirketin veya sizin üstlenmeniz gerekebilir.

Son iki sorudaki %80 uygunluk doğru işe alıma ne kadar hizmet ediyorsa %20 uygunsuzluk da şirketin değişimi – dinamizmi için gerekli olan sağlıklı yüzdedir. Buradaki uygunsuzluğu “uyumsuzluk” olarak okumak gerekir ve bu uyumsuzluğun da doğru işe alıma hizmet etmesi için negatif bir içeriğinin değil pozitif bir içeriğinin olması gerekir.

Daha sağlıklı süreçler yürütebilmeniz ve "şirket kültürü"ne pozitif katkıda bulunabilmeniz için sürecin yalnızca bir kısmına değindim. Çok fazla değişkene bağlı olan “işe alım” sürecinin kendisi özellikle "organizasyon" yapısındaki çok fazla değişkeni tetiklemektedir. Bu nedenle "işe alım" sürecinin her aşamasında konuya gösterilen hassasiyet canlı tutulmalıdır.

Unutulmaması gereken bir nokta da şu ki en az hassas davranacağınız nokta yanlışı yapacağınız nokta olabilir ve bütün doğru akan bütün bir süreç yanlış işe alımla sonuçlanabilir. Eğer hassas bir "işe alım" süreci yürütmezseniz kısa listeniz üzerinden "yazı-tura" atarak seçeceğiniz adayın daha doğru aday olma ihtimali neredeyse bütün emeğinizden daha iyi sonuç verecektir.


Not: Gerek şirket açısından "işe alım" gerek aday açısından "işi alım" ile ilgili yazıları daha sonra paylaşıyor olacağım.